1. Solicitantul descarcă cererea-tip de pe pagina web a Universității cerere.
2. Solicitantul completează şi semnează cererea-tip. Pe cererea-tip se trec toate cheltuielile estimative necesare deplasării: transport (carburant, taxe de drum, pret bilet avion, tren, autocar etc.), diurnă, cazare, taxe participare sau alte taxe solicitate.
3. Solicitantul obţine semnătura directorului de proiect, dacă deplasarea se face din fondurile unui proiect de cercetare.
4. Solicitantul obţine semnătura decanului facultăţii dacă deplasarea se realizează din fondurile facultăţii. Pentru personalul didactic (inclusiv cadrele didactice asociate), indiferent de sursa finanţării, semnătura Decanului facultăţii de care aparţine solicitantul este obligatorie. Astfel, Decanul certifică faptul că a luat la cunoştinţă de deplasarea în cauză şi activităţile didactice ale solicitantului vor fi suplinite.
5. Solicitantul obţine semnătura compartimentului financiar al Departamentului de Cercetare – Inovare, dacă deplasarea se face din fondurile unui proiect de cercetare. Prin această semnătură se certifică existenţa fondurilor necesare deplasării.
6. Semnătura Rectorului USAMVCN este obligatorie dacă fondurile solicitate sunt din veniturile universităţii.
7. Indiferent din ce surse se efectuează mobilitatea externă, inclusiv fonduri personale, semnătura Directorului Economic al universităţii este obligatorie.
8. Cererea pentru eliberarea Dispoziţiei Rectorului trebuie depusă cu cel puţin 10 zile lucrătoare înainte de data deplasării în străinătate la Biroul de Relaţii Internaţionale (BRI, clădirea Rectoratului, camera 21 la mansardă), cu toate semnăturile necesare obţinute de către solicitant. Invitaţia şi/sau alte acte doveditoare ale deplasării se depun o dată cu cererea-tip.
9. Secretarul BRI verifică cererea înaintată de către solicitant.
10. În cazul unei deplasări într-un stat care solicită viză, Secretarul BRI întocmeşte o scrisoare către serviciul consular, ambasada statului respectiv, semnată de Rectorul USAMVCN.
11. Secretarul BRI redactează Dispoziţia Rectorului USAMVCN de deplasare în interes de serviciu în străinătate.
12. Rectorul USAMVCN şi Directorul Economic semnează dispoziţia de deplasare şi, acolo unde este cazul, scrisoarea către serviciul consular, ambasadă.
13. Secretarul BRI înmânează solicitantului dispoziţia de deplasare şi acolo unde este cazul, scrisoarea către serviciul consular, ambasadă.
14. O dată cu dispoziţia de deplasare, secretarul BRI înmânează şi o delegaţie externă pentru decont. Delegaţia externă pentru decont va fi ştampilată şi/sau semnată de către instituţia la care se efectuează deplasarea.
15. La întoarcerea în ţară, în termen de maxim 2 zile lucrătoare, cadrul didactic/ solicitantul va depune la Departamentul Financiar delegaţia externă pentru decont ştampilată/semnată precum şi toate documentele justificative pentru cheltuielile efectuate, conform legislaţiei în vigoare.
16. În decurs de 7 zile lucrătoare de la întoarcerea în ţară, cadrul didactic/ solicitantul trebuie să depună la Departamentul Financiar un raport scris de maxim o pagină cu o informare concisă despre activitatea desfăşurată în cadrul deplasării efectuate însoţită de eventuale concluzii şi propuneri.
17. Dispoziţia Rectorului nu se poate elibera sub nicio formă după efectuarea mobilităţii, fără excepţie, conform Hotărârii de Guvern 518/1995, actualizată 2015.
18. Dispoziţia Rectorului se poate modifica, după eliberare, doar în situaţiile excepţionale de mai jos:
18.1. Dacă pe durata deplasării în străinătate apar cheltuieli neprevăzute, care în dispoziţia iniţială nu au fost menţionate, şi dacă sursele de finanţare ale titularului dispoziţiei permit suplimentarea fondurilor; acest lucru trebuie confirmat, pe bază de semnătură, de către Departamentul Financiar, respectiv Cercetare.
18.2. Dacă din motive independente de titularul dispoziţiei (forţă majoră, zboruri anulate, condiţii meteo, probleme de sănătate etc.) durata sau traseul deplasării s-au modificat.
18.3. Modificarea Dispoziţiei Rectorului se face doar pe baza unei solicitări scrise şi justificate, semnată de titularul dispoziţiei iniţiale, exclusiv în condiţiile menţionate la punctele 18.1 şi 18.2, cu aprobarea Prorectorului Relaţii Internaţionale.
